Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, chaque cabinet comptable utilisant FiscalPro est responsable des renseignements personnels de ses clients et doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne est généralement l'administrateur du cabinet.
FiscalPro (JNJ Technologies inc.) agit à titre de sous-traitant (fournisseur de services technologiques) et est également soumis aux obligations de la Loi 25 en tant qu'organisation traitant des données personnelles pour le compte des cabinets.
Renseignements personnels collectés
Dans le cadre de la prestation de services fiscaux, FiscalPro et les cabinets qui l'utilisent peuvent collecter les catégories de renseignements suivantes :
| Catégorie | Données | Sensibilité |
|---|---|---|
| Identification | Prénom, nom, date de naissance, adresse postale | Élevé |
| Identifiant fiscal | Numéro d'assurance sociale (NAS), numéro d'entreprise (NEQ / NE ARC) | Très élevé |
| Coordonnées | Adresse courriel, numéro de téléphone | Modéré |
| Situation personnelle | Statut civil, informations sur le conjoint et les enfants | Élevé |
| Données financières | Revenus, déductions, cotisations REER, frais médicaux | Très élevé |
| Documents fiscaux | T4, RL-1, relevés bancaires, états financiers téléversés | Très élevé |
| Signature électronique | Image de signature pour les mandats | Élevé |
| Données de connexion | Adresse IP, navigateur, horodatage des connexions (logs de sécurité) | Faible |
Finalités de la collecte
Les renseignements personnels collectés sont utilisés exclusivement aux fins suivantes :
- Préparation des déclarations de revenus fédérales (T1, T2) et provinciales (TP-1)
- Préparation des déclarations TPS/TVQ et rapports de paie
- Communication entre le client et son comptable désigné
- Authentification sécurisée et gestion du compte client
- Conservation des documents fiscaux conformément aux obligations légales
- Génération de rapports fiscaux et de mandats signés électroniquement
- Journalisation des accès aux données sensibles (conformité Loi 25, art. 12)
Aucune donnée personnelle n'est utilisée à des fins de marketing, de revente ou de profilage commercial.
Consentement
Conformément au principe 3 du PIPEDA et à l'article 12 de la Loi 25, la collecte de renseignements personnels est fondée sur le consentement libre, éclairé, spécifique et documenté de la personne concernée.
Le consentement est obtenu de la façon suivante :
- NAS : une case à cocher explicite est présentée lors du questionnaire d'intégration, avec un texte clair sur la finalité. Le NAS ne peut être saisi qu'après acceptation. La date et l'heure du consentement sont enregistrées.
- Documents fiscaux : le téléversement de documents implique le consentement explicite à leur traitement par le cabinet.
- Signature électronique : la signature d'un mandat constitue un consentement formel au traitement décrit dans ce mandat.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en adressant une demande à votre cabinet ou à privacy@jnjsaas.ca. Le retrait du consentement peut limiter la capacité du cabinet à préparer vos déclarations.
Communication à des tiers et sous-traitants
FiscalPro fait appel à des sous-traitants technologiques pour fournir son service. Les données sont hébergées et traitées au Canada, dans des infrastructures conformes aux exigences de la Loi 25 et du PIPEDA.
| Fournisseur | Rôle | Pays | Mesures de protection |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Base de données et authentification | Canada | Chiffrement TLS en transit, AES-256 au repos, SOC 2 Type II — région ca-central-1 |
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application | Canada | HTTPS, région canadienne, isolation des déploiements |
| Resend Inc. | Envoi de courriels transactionnels | Canada | Données minimales (courriel, prénom), pas de contenu fiscal |
Aucune donnée personnelle n'est vendue ni partagée avec des annonceurs ou des courtiers de données.
Durée de conservation
Les données sont conservées selon les durées minimales imposées par la loi fiscale canadienne :
- Documents fiscaux et déclarations : 7 ans à compter de la dernière année d'imposition (art. 230 LIR, art. 34 LFQ)
- Données d'identification (NAS, coordonnées) : durée de la relation client + 7 ans
- Journaux d'accès (audit logs) : 3 ans (Loi 25, art. 12)
- Données de connexion : 90 jours
À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées de façon sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.
Mesures de sécurité
FiscalPro met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction :
Vos droits (Loi 25 / PIPEDA)
Conformément aux articles 27 à 29 de la Loi 25 et aux principes du PIPEDA, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :
Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité (accès non autorisé, divulgation accidentelle, perte de données), FiscalPro s'engage à :
- Évaluer la gravité de l'incident selon les critères de la Loi 25 (risque sérieux de préjudice)
- Notifier la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les délais prescrits si l'incident présente un risque sérieux
- Aviser les personnes concernées dans les meilleurs délais si le risque sérieux de préjudice est confirmé
- Consigner l'incident dans un registre interne (art. 3.6 Règlement sur les incidents)
Pour signaler un incident ou une vulnérabilité de sécurité : security@jnjsaas.ca
Modifications de la politique
FiscalPro se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment pour refléter les changements législatifs, technologiques ou organisationnels.
En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par courriel au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des changements. L'utilisation continue de la plateforme après cette période vaut acceptation de la nouvelle politique.
La version en vigueur est toujours accessible à l'adresse fiscal.jnjsaas.ca/politique-confidentialite.
Nous joindre
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos renseignements personnels :